UAB “Armila” vadovas Remigijus Mielinis apie patirtį, diegiant Qlik sprendimus (interviu santrauka)
Qlik Sense Tour 2017 Vilnius, 2017.05.31 | k/t Forum Cinemas Vingis | Kalbina: Saulius Kriukelis, UAB “Day Q” verslo plėtros vadovas
Saulius Kriukelis: “Armilos” situacija įdomi tuo, kad tai nėra klasikinė istorija marketingo prasme, nes projektas tik prasidėjo, todėl nei mes, nei “Armila” vadovas Remigijus Mielinis nežino, ar tai bus milžiniška sėkmė, ar bus kitaip. Mums būtų įdomu pamatyti organizacinę virtuvę, sužinoti, su kokiais iššūkiais yra susiduriama. Pirmas klausimas, kurį susitikus šiandien uždaviau Remigijui, – ar yra techninių problemų?
Remigijus Mielinis: Nesu kompiuterių žmogus, vadovauju kompanijai. Su IT yra du variantai: arba IT įmonėje sukuria problemas, arba jas sprendžia. Šiandien čia pasakosiu istoriją apie tai, kaip IT sukuria problemas, bet “Qlik”, mano požiūriu, yra būtent ta platforma, kuri problemas sprendžia. Šiai dienai jokių techninių problemų nėra.
S.K.: Bet vis tiek yra, apie ką mums čia pakalbėti… (šypsosi).
R.M.: Be abejo. Techninių problemų tikrai nėra. Akcentai yra visai kitose srityse.
S.K.: Papasakokite “Armilos” istoriją.
R.M.: Mes pradėjome savo veiklą 1992 m., – šiemet atšventėme 25 metų jubiliejų. Nuo pat veiklos pradžios iki dabar užsiimame didmenine vaistų prekyba. Mūsų klientas yra ne žmonės, o organizacijos – vaistinės ir ligoninės. Taip pat turime dukterinę įmonę – 26 vaistinių tinklą “Ramunėlės vaistinė”. Mūsų įmonė priklauso tarptautiniam tinklui “Walgreens Boots Alliance”. Tai yra amerikiečių ir anglų kompanija. Konsoliduota įmonės apyvarta yra 60 mln eur per metus; didmenoje dirba 87 žmonės, kartu su vaistinėse dirbančiais – 144 žmonės; prekių vertė sandėlyje svyruoja nuo 8 iki 10 mln eur; vienu metu sandėliuojame 400 skirtingų gamintojų vaistų, t.y. nuo 6.000 iki 7.000 skirtingų vaistų pavadinimų, per metus parduodame 7700 skirtingų pavadinimų vaistų, t.y. 7 mln įpakavimų; klientų skaičius – 2.400; išrašomų sąskaitų faktūrų skaičius – 220.000; sandėlyje surenkamų eilučių skaičius – 1,3 mln; tiekėjų skaičius – 220. Nesame pati didžiausia įmonė Lietuvoje, bet pakankamai didelė. Poreikis analizuoti, segmentuoti duomenis, matuoti pelningumą, efektyvumą, sekti vaistų galiojimo datas atsirado jau prieš kelis metus, o tam buvo reikalingas įrankis.
Jei prisiminti istoriją, tai pradžioje verslo modelis buvo paprastesnis, – sąskaitos būdavo išrašomos rankomis. Tačiau didėjant skaičiams, atsirado apskaitos sistemos poreikis. Tad 1999 m. įdiegėme “Navision”. Tuo metu tai buvo inovatyvus sprendimas, o mes tai padarėme vieni pirmųjų. Supratimas tada buvo paprastas: jei jau įdiegėme apskaitos sistemą, tai joje turime ir analizuoti. Mūsų partneriu buvo “Alna” ir šis projektas jiems tapo iššūkiu: pradėjome užsakinėti ataskaitas. Po 10 skirtingų per mėnesį: mūsų užklausos buvo elementarios, tarkime, padarykite ataskaitą, kurioje matosi prekės, kiekis, pardavimai. “Alna” už ataskaitų rengimą skaičiuodavo valandas ir litus. Po dviejų savaičių mūsų vadybininkams prireikdavo dar vieno papildomo stulpelio, dar vienos ataskaitos, – “Alna” vėl skaičiuodavo valandas ir litus. Tokiu būdu ataskaitas užsakinėjome 3-5 metus. Kažkada suskaičiavome, kad turėjome pasidarę apie 300 ataskaitų. Tačiau tai, kokias ataskaitas sukurdavome pirmaisiais metais, sekančiais jau tapdavo neaktualu ir visi jas pamiršdavo. Mūsų verslą įtakoja valdžios nutarimai, todėl atsirasdavo poreikis vis naujoms ataskaitoms. Kokį dešimtmetį taip ir gyvenome: naujas valstybinis reguliavimas – nauja ataskaita. Tokia analitika, naudojantis apskaitos sistema, yra labai statiška: mažai ką įmonoma keisti. Kiekvienai naujai užklausai reikalinga ir nauja ataskaita. Tuo metu tapome “Excel” virtuozais: ataskaitas iš apskaitos sistemos jungdavome į “Excel”, dėl galybės skaičių šis procesas užtrukdavo kelias valandas. Bet čia galima įžvelgti pozityviąją pusę – žmonės buvo priversti išmokti dirbti su šia programa.
Maždaug prieš penkerius metus supratome, kad reikia kažką daryti kitaip. Pradėjome domėtis, sužinojome apie analitinių įrankių egzistavimą. Nuvykus į vieną korporacinį susirinkimą Ispanijoje, pirmąkart išgirdau apie “Qlik”, pamačiau gyvas demonstracijas. Tuo metu entuziazmu nedėgėme, bet apie įrankį jau žinojome. Taip sutapo, kad prieš du metus senoji “Navision” versija išsisėmė, buvo gremėzdiška, negalėjome jos kelti į “debesis”, – buvome priversti migruoti į naują versiją “Navision 2015”. Tai darėme su nauju partneriu – pasrinkome “Columbus” kompaniją. Deja, patirtis su jais nebuvo gera. Procesas tapo sudėtingu, o diegimui pasibaigus kilo noras…turėti su “Navision” kuo mažiau reikalų. Nutarėme duomenų analitikai ieškoti kito įrankio, – taip susipažinome su “Qlik”.
S.K.: Kada pradėjote diegti “Qlik”?
R.M.: Atnaujintą “Navision” įsidiegėme 2016 m. spalio mėn. Su “Qlik” atstovais pirmąkart susitikome gruodį, o pirmąsias analitines aplikacijas jau turėjome 2017 m. vasario mėn.
S.K.: Būdami ir didmenininkai, ir mažmeninkai, kokius verslo procesus pradėjote analizuoti?
R.M.: Čia irgi yra evoliucija. Kai mes pradėjome diegimo procesą, mūsų įsivaizdavimas buvo paremtas ilgamete patirtimi su “Navision”: mums reikėjo pirkimų, pardavimų, atsargų ir skolų analitikos. Taigi, 4 aplikacijos, ir viskas. Atrodė, kad viską, ką turime “Navision” apskaitos sistemoje, tiesiog reikia perkelti į “Qlik”. Su šiomis keturiomis aplikacijomis ir startavome. Turiu pagirti mūsų partnerį, kuris mums diegė, – tai įmonė “InQontext” (pastaba: UAB “Day Q” 2017 m. gegužės 29 d. paskelbė apie UAB “InQontext” įsigijimą). Jos vadovas Arūnas Penkaitis su komanda mums praplėtė akiratį: “Qlik” nėra tik įmonės duomenų pakrovimas. Atsivėrė nauji klodai. Kaip pagrindinį “Qlik “ privalumą išskirčiau tai, kad šis įrankis gali apjungti duomenis iš įmonės ir iš kitų duomenų šaltinių, – mūsų versle yra “IMS”, “Softdent” rinkos duomenys. Žinoma, mes galime pirkti brangiai kainuojančias ataskaitas, bet “Qlik” tai gali padaryti nemokamai, tiksliau, tu pats savarankiškai gali tai padaryti.
S.K.: Per du mėnesius išsprendėte esminių verslo procesų analitikos uždavinį. Kaip patys traktuojate, ar projektas yra pusiaukelėje, ar vis tik tai – kelio pradžia?
R.M.: Kelio pradžia.
S.K.: Bet esminiai procesai jau veikia…
R.M.: Tai Arūno Penkaičio (“inQontext”) bėda: jis parodė mums, ką su “Qlik” galima nuveikti. Todėl ir sakau, kad tai – kelio pradžia. Turime daug idėjų, kaip projektą vystyti toliau.
S.K.: Mūsų patirtis rodo, kad kitas iššūkis bus atnešti įrankį žmonėms ir bandyti gauti intelektualinę vertę. Kaip Jūs planuojate tai įveikti? Pasitaiko, kad techniškai tvarkingi projektai dulka lentynose, nes nesugebama įtikinti personalą aktyviai naudotis analitiniais įrankiais. Kokius metodus esate tam pasiruošęs?
R.M.: Suprantu, apie ką Jūs kalbate. Žmonėms tai yra pasikeitimas. Seniau jie buvo pripratę dirbti taip: sukuria ataskaitą, informuoja visus, kad tokia yra, ir…dabar kažkas turi ją žiūrėti. Bet tai nėra darbas. Ataskaitos turi teikti atsakymus, bet, norint juos gauti, reikia kelti klausimus. Vadybininkams turi kilti klausimai, tada “Qlik” pateiks atsakymus, – jei vadybininkams klausimai nekyla, tuomet “Qlik” nepadės. Pagaunu žmones kalbant, “kas gi dabar man parodys, ką žiūrėti”. Aš galiu jiems tik atsakyti, kad neparodys niekas, – reikia mokytis klausti.
Mūsų įmonėje prieigą prie “Qlik” turi 27 vadybininkai. Su tuo iškyla ir kita problema – duomenų apsaugos problema. Jei “Navision” apskaitos sistemoje reikdavo nemažai pastangų, kad gauti vertingus duomenis, tai su “Qlik” atsirado daugiau baimių dėl duomenų saugumo. Vienu paspaudimu vadybininkas gali matyti įmonei svarbią informaciją. Tai kita medalio pusė. Turėjome dirbti įmonėje ir šituo klausimu.
Nors prieigą prie “Qlik”, kaip minėjau, turi 27 žmonės, mano vertinimu, kokie 5 darbuotojai naudojasi aktyviai ir savarankiškai kuriasi aplikacijas (tai žmonės, kurie ir anksčiau naudojosi duomenimis, – dabar tai daryti jiems kur kas lengviau), apie 15 žmonių įrankiu naudojasi nereguliariai, esant poreikiui, ir, žinoma, yra keli žmonės, kurie vis dar nesupranta, kam tai reikalinga.
Vienintelis metodas, kaip paskatinti žmones naudotis, – procese turi dalyvauti vadovybė. Tai negali būti IT ar kokio kito skyriaus įmonėje užduotis, – tai privalo būti vadovybės projektas.
S.K.: Kokių kompetencijų tokiame projekte lauktumėte iš diegėjo?
R.M.: Mūsų atveju, kaip minėjau, viskas vyko sklandžiai ir mes gavome daugiau, nei tikėjomės. Iš kiekvieno IT projekto diegėjo aš noriu, kad jis išeitų iš IT ribų. Norėdamas įdiegti tokį analitikos modelį, tiekėjas turi kalbėti verslo, o ne IT kalba. Čia yra pirma sąlyga. O tam, kad šnekėti verslo kalba, jis turi būti įsigilinęs į verslo procesus, žinoti dėsningumus, – tos žinios, žinoma, turi būti su IT pakraipa.
S.K.: Svarbus punktas, bendradarbiaujant su diegėju, būti suokalbininkais…
R.M.: Be abejo. Ir dar – į analitikos diegimo procesą būtina įtraukti didesnį vadovų ratą, tada viskas bus tvarkoje.
Iš salės: kokia komanda dirbo prie projekto? Kas atsakingas už testavimą?
R.M.: Iš mūsų pusės – 7-8 žmonės: vadovas, IT specialistas, farmacinės veiklos vadovė, vyr.finansininkė, skyrių vadovai. Mes patys ir testuojame: dieną gauname analitinę aplikaciją, vakare jau testuojame ir toliau kalbame su diegėju, kas taisytina ir kaip.
Ačiū už pokalbį.
